Calcul du temps de travail effectif : suivez le guide !

Le calcul des heures de travail de vos salariés repose sur le décompte des heures effectives de travail. De quoi s’agit-il ? Le code du travail définit le travail effectif comme “le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles”. Pour calculer le salaire d’un employé, c’est simple, il suffit d’additionner l’ensemble des heures de travail effectives ! Mais si le temps passé au bureau est clairement du travail effectif, d’autres situations sont également considérées comme telles. C’est le cas des formations effectuées sur le temps de travail, des congés payés, des astreintes ou encore des visites médicales à la médecine du travail.

A contrario, un arrêt maladie, un congé parental à temps plein ou encore une participation à une grève ne seront pas pris en compte dans le travail effectif. La pause n'est en principe pas non plus rémunérée, puisqu'elle n'est pas toujours assimilée à du temps de travail effectif.

Et avec Combo ? Pour faire le calcul des heures travaillées par vos salariés, vous pouvez utiliser la pointeuse Combo,  incluse dans le logiciel ! Un outil simple à utiliser et très pratique au quotidien pour la gestion des paies des salariés de votre entreprise. 

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Comment calculer le temps de travail mensuel ?

La durée légale du temps de travail en France est de 35 heures par semaine. Là encore les conventions collectives peuvent abaisser ou allonger la durée du temps de travail. Dès lors qu’un collaborateur travaille moins que la durée légale du temps de travail, il est considéré comme étant à temps partiel. Les collaborateurs perçoivent une rémunération à hauteur du temps de travail effectué.

Calcul du temps de travail en Suisse

La loi prévoit une durée de travail maximale hebdomadaire pouvant varier de 45 à 50 heures selon les secteurs. De nombreuses conventions collectives ont toutefois fixé une durée de travail moyenne de 42 heures hebdomadaires. Par ailleurs, en Suisse, le SMIC équivaut à 4 400 euros bruts par mois. À titre de comparaison, le SMIC s’élève en France à 1747,20 euros bruts par mois depuis le 1^er mai 2023. 

Calcul du temps de travail au Canada

Au Canada, la durée normale du travail est de 8 heures par jour, soit 40 heures par semaine pour un contrat de travail standard. Ces conditions de travail sont généralement similaires dans la province de Québec. Toutes les heures travaillées au-delà de la période normale sont comptées comme des heures supplémentaires; ces heures supplémentaires doivent donner lieu à une rémunération d’au moins 1,5 fois le salaire normal, ou à un congé payé, à raison de 1,5 heure de congé par heure supplémentaire travaillée.

Comment calculer le temps de travail annuel ?

L’employeur peut tout à fait décider d’effectuer le calcul des heures travaillées sur une année. En se basant sur la durée légale du temps de travail de 35 heures par semaine, le salarié va travailler 1607 heures par an, en incluant les 7 heures de la journée de solidarité. Ces heures seront effectuées sur 227 jours après avoir retiré les week-ends, les congés payés et les jours fériés.

Et le calcul des heures supplémentaires dans tout ça ?

Si les salariés travaillent au-delà de la durée légale du temps de travail, l’employeur doit les compter comme étant des heures supplémentaires afin de pouvoir appliquer la majoration adéquate. Cependant, afin de préserver la santé et la sécurité des salariés, les heures supplémentaires sont limitées :

• La durée maximale de travail pour une journée est de 10 heures, sauf dérogation ;
• La durée de travail hebdomadaire maximale est de 48 heures (60 heures en cas de circonstances exceptionnelles), ou 44 heures de moyenne sur 12 semaines consécutives ;
• Des accords de branche ou d’établissement ou les conventions collectives fixent peuvent fixer une limite d’heures supplémentaires. À défaut, la loi les fixe à 220 heures de travail effectif par an.

Vous êtes un peu perdu ? Découvrez avec Combo comment réussir à calculer les heures supplémentaires des salariés de votre entreprise, et notamment à bien appliquer les taux de majoration correspondant. 

Le travail de nuit : des particularités à prendre en compte

En France, selon le code du travail : la période de travail de nuit est d'une durée de 9 heures minimum. Dans certains secteurs (la presse par exemple), cette période est d'une durée de 7 heures.

La période de travail de nuit commence au plus tôt à 21 heures et s’achève au plus tard à 7 heures. Au-delà d'une certaine fréquence, le salarié est considéré comme travailleur de nuit et bénéficie de droits particuliers : limitation de la durée du travail, repos compensateur obligatoire, compensations, accès prioritaire au travail de jour, suivi médical adapté, prise en compte des obligations familiales.

Mais surtout les heures accomplies entre 22 heures et 5 heures bénéficient d’une majoration de 20% du salaire horaire de base. Toute heure, accomplie entre 21 heures et 22 heures, donne lieu à une majoration de 5% du salaire horaire de base. Veillez donc bien à prendre en compte l’ensemble de ces droits !

Calcul du temps de travail effectif : les spécificités des contrats de travail

Certains contrats de travail proposent des journées de travail spécifiques qu’il convient de prendre en compte au moment de faire les plannings et de fixer les horaires de travail de votre personnel.

Les contrats à temps partiel

En France, les personnes embauchées à temps partiel ne peuvent pas travailler plus de 35 heures par semaine. Par ailleurs, une durée minimale de 24 heures hebdomadaires doit être respectée, mais plusieurs dérogations sont possibles. De plus, la durée des heures supplémentaires ne peut pas être supérieure à 1/3 du nombre d’heures notées au contrat.

Les contrats d’extra

Les contrats d’extra doivent impérativement être des contrats à durée déterminée. Le travail de la personne embauchée en extra doit être temporaire et respecter la durée de travail fixée par la loi ou la convention collective. 

Quels outils utiliser pour calculer les heures travaillées de vos salariés ?

Exit les erreurs de calcul grâce à la digitalisation !

Il n’est pas toujours simple de calculer les heures de travail. En effet, il faut prendre en compte de nombreux paramètres : travail mensuel ou annuel, taux horaires qui peuvent varier, heures supplémentaires à calculer en fonction du temps de travail et du statut du salarié, règles spécifiques  des conventions collectives, cotisations sociales, contrats différents etc…Les erreurs de calcul sont donc potentiellement nombreuses !

Mais il existe aujourd’hui des outils performants pour vous aider à faire le calcul des heures travaillées ! La solution ? Utiliser un logiciel de gestion, à l’image de la solution Combo proposant un outil de planification du temps de travail très facile à prendre en main. Grâce aux fonctionnalités du logiciel, fini les erreurs sur les fiches de paie de vos salariés ; et profitez également de nombreux autres avantages, comme avoir la possibilité de créer des plannings et de centraliser toutes les données RH afin de pouvoir calculer le temps de travail effectif sans faire de fausses notes. 

Les fonctionnalités du logiciel COMBO pour la gestion de la paie :

• Vos plannings sont conformes à votre convention collective et aux contrats de vos salarié.e.s car les conventions collectives sont intégrées dans le logiciel
• Vous êtes immédiatement alerté en cas de non-conformité avec votre convention collective sur les temps de travail, les repos, la TVA à appliquer sur vos produits ainsi que les taux de majoration pour les heures supplémentaires etc…
• Les salarié.e.s peuvent bénéficier de la pointeuse Combo, une pointeuse digitale simple et intuitive. Vous pouvez ainsi suivre en temps réel les arrivées et les départs, à la minute près. 
• Vous pouvez gérer plus facilement les absences (Repos hebdomadaires, repos compensateur de remplacement/d’habillement/de nuit, congés payés, etc) car tout est enregistré dans l’outil Combo. 
• Vous pouvez suivre en toute facilité les aménagements du temps de travail ;
• Les retards et les absences des salarié.e.s sont enregistrés en temps réel dans l’interface du logiciel.
• Les managers peuvent valider et verrouiller les heures de travail effectuées par chaque salarié.
• La solution intègre un logiciel de paie et recense toutes les heures travaillées, dont les heures supplémentaires majorées. Plus besoin de calculatrice : vous pouvez préparer la paie de vos salariés en quelques minutes et ne commettre aucune erreur quant à la rémunération de vos collaborateurs.

Avec Combo, vous pouvez aussi suivre les ratios de productivité et ainsi mieux optimiser le temps de travail hebdomadaire et/ou mensuel au sein de votre entreprise. Une solution idéale pour réussir à préparer vos plannings selon vos objectifs et vos résultats, mais aussi pour savoir quand il est nécessaire de créer de nouveaux emplois ou de procéder à un aménagement du temps de travail.