La Pause Légale #3 Eléments variables de paie, les connaître pour mieux les gérer

Les éléments variables de paie en quelques mots  

Le moins que l’on puisse dire, c’est que la rémunération des salariés, nerf de la guerre, appelle une très grande vigilance et que la justesse des paies est un élément essentiel de la gestion RH (surtout pour les fiches de paie en HCR !).

Des erreurs avec les paies, c’est la confiance des employés qui est mise à mal, et des gérants qui risquent des amendes ou pire en cas d’erreurs répétées.

Dans ce contexte, les éléments de variabilité de la paie ajoutent de la complexité.

La rémunération (même fixe) peut également être affectée et donc être variable du fait de l’entreprise elle-même (exemple : mise en activité partielle) ou plus généralement du fait de la vie du salarié (absences, arrêts maladie, mi-temps thérapeutique, prise de congés payés, …).

Ce qu’on entend généralement par « éléments variables de paie » est l’ensemble des sommes qui viennent s’ajouter ou s’imputer (dans l’exemple des arrêts maladie avec les jours de carence) à la rémunération fixe. Les éléments peuvent varier d’un mois à un autre, voire être inexistants certains mois.

Quelles sont les sources des éléments variables de la paie ?

Les sources des éléments variables de paie sont diverses, elles peuvent varier en fonction :  

• Du contrat de travail avec toutes les clauses relatives à la « rémunération variable »,
• De la convention collective avec l’évolution des primes d’ancienneté (ou augmentation du salaire minimum garanti en fonction de l’ancienneté de services),
• Des usages internes à l’entreprise (par exemple, une prime de fin d’année  dont le montant est fluctuant),
• Etc.

✏️ A noter : certains éléments variables de paie dépendent de la présence ou de l’absence du salarié dans l’entreprise (Ex : les titres restaurant).

Bref, s’il y a une chose à retenir, c’est que l’entreprise est face à un ensemble hétérogène avec les éléments variables de paie. Les catégoriser permet de mieux les appréhender et d’éviter les oublis.

Catégoriser pour individualiser au plus juste

Il y a 3 catégories d’éléments variables de paie :

Ceux qui permettent d’individualiser la rémunération

• Primes et gratifications (primes exceptionnelles, primes d’ancienneté, primes annuelles etc.) ;
• Variation de salaire : la part ou le complément variable peut être calculé sur un volume de ventes, sur un objectif à réaliser.
• Pourboires ;
• Salaire au rendement (salaire aux pièces, salaire à la tâche, prime au rendement) etc.

Les absences

• Congés payés
• Arrêts maladie
• Accidents du Travail et Maladies Professionnelles
• Congé maternité / paternité / parental
• Congés sans solde
• Congés exceptionnels…

Les autres éléments variables de paie

• Heures supplémentaires et heures complémentaires ;
• Avantages en nature ;
• Tickets resto ;
• Chèques-vacances ;
• Maintien d'assiette des cotisations vieillesse pour les salariés à temps partiel ;
• …

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Comment parvenir à une paie juste ?

Le but est de parvenir à une paye juste pour chaque collaborateur. Pour les éléments variables de paie, il faut donc se demander :

- Le salarié y a-t-il droit ?

- Si oui, est-ce ce mois-ci l’échéance ?

- Et toujours si oui, combien ?

Aucun article ne pourra jamais être exhaustif, donc faisons un focus sur les primes - difficulté récurrente dans le monde du travail, dont la volonté est par nature d’en faire des éléments variables de la paie… chose qui n’est pas toujours possible !

Un employeur peut unilatéralement et librement décider tant de l’opportunité de verser une prime que de son montant. Mais cette liberté n’est pas sans limite.

3 points de vigilance :

Quand la prime devient “usage” et perd sa variabilité :

Un usage est une pratique qui revêt un caractère de généralité (versement à tout le personnel ou à une catégorie déterminée), de fixité (toujours le même montant ou la même méthode de calcul) et de constance (un versement constaté avec une régularité temporelle, chaque mois, chaque année).

Si on constate qu’une prime revêt cette nature d’usage, la conséquence juridique est que l’employeur ne pourra ni la suspendre, ni la supprimer, ni la modifier, ni changer sa méthode ou sa structure de calcul, sauf à respecter en amont la procédure spécifique de la dénonciation d’un usage.

Cette prime aura un caractère obligatoire et ne peut donc pas devenir variable, ou avoir un montant qui varie en fonction d’un changement de la méthode de calcul.

La prime doit dépendre d’objectifs précis et indépendants de la seule volonté de l’employeur :  

Il est fréquent d’avoir dans les contrats de travail des clauses de rémunération variable.

Ces clauses font référence à des objectifs à atteindre. Sous réserve que ces derniers soient raisonnables, sérieux et compatibles avec le marché, ces clauses sont parfaitement licites.

Mais ce montant variable, ne peut pas l’être du seul fait de la volonté de l’employeur.

S’il souhaite légitimer et sécuriser la variabilité d’une prime, l’entreprise doit fixer des critères objectifs, précis et indépendants de la seule appréciation ou volonté de l’employeur.

C’est le cas par exemple d’une clause concernant une partie variable constituée d’un pourcentage sur le chiffre d’affaires réalisé personnellement par le salarié.

Les primes doivent respecter le principe de l’égalité de traitement

Le code du travail pose le principe de l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes pour un même travail ou pour un travail de valeur égale (Article L 3221-2).

La jurisprudence ne s’en est cependant pas tenue à cette égalité : le concept a été élargi en visant le principe général d’une égalité de traitement dans tous les domaines de la vie au travail (égalité femmes/hommes mais aussi égalité CDD/CDI, égalité des temps plein et des temps partiels, etc.).

« A travail égal, salaire égal » appliquée à cette situation implique que les primes ne peuvent se fonder sur la seule appréciation de l’employeur.

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En conclusion :

Les éléments variables de la paie sont l’illustration de la vie au quotidien de l’entreprise et de l’exécution du contrat de travail. Ils concourent à une individualisation de la rémunération qui doit être le juste reflet de la réalité au niveau du bulletin de paie.

Quand l’employeur fait le choix de renforcer et cette individualisation de la rémunération et donc la variabilité de celle-ci, en particulier au niveau des primes, il devra être en mesure de le justifier par des éléments objectifs, précis et pertinents.

Le décryptage  d’Aminata, Juriste en Droit Social chez Combo

Le salaire est composé de différents éléments, fixes, variables et/ou commissions, et peut ne jamais être le même d’un mois à l’autre !

A la fin de chaque période de paie, les salariés perçoivent un salaire pour la période échue, mais il se peut que des erreurs ou des oublis se glissent à l’intérieur du versement.

Quoi qu’il en soit, et quelque soit l’origine ou la cause de l’erreur, un rappel de salaire doit être effectué, que le salarié fasse encore partie des effectifs de l’entreprise ou non. La prescription est de 3 ans (article L.3245-1 du Code du travail).

Cela signifie donc que la demande de rappel de salaire, si cela n’a pas été fait spontanément, doit intervenir dans les 3 ans “à compter du jour où celui qui l'exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer. La demande peut porter sur les sommes dues au titre des trois dernières années à compter de ce jour ou, lorsque le contrat de travail est rompu, sur les sommes dues au titre des trois années précédant la rupture du contrat”.

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In Extenso Avocats nous font un topo sur les éléments variables de paie. Lesquels sont ils, quelles règles s’appliquent, quels sont les impacts sur la gestion de la paie et quid des primes ?