Le registre du personnel en restauration : les règles à savoir

Lorsqu’on embauche un nouveau salarié, il y a plusieurs réflexes à avoir… notamment vous organiser pour optimiser la gestion des dossiers du personnel ainsi que son inscription au registre unique du personnel, ou RUP.

C’est l’une des obligations légales de l’employeur, et ce, quelle que soit la taille de votre entreprise. Sachez que si vous disposez de plusieurs établissements, il faut un registre du personnel pour chacun d’entre eux.

Quel est le rôle du registre du personnel ?

Le registre unique du personnel (RUP) est un fichier qui permet de tenir à jour la liste des salariés d’une entreprise, ainsi que l’ensemble des informations les concernant. C’est une sorte de journal des entrées et des sorties. L’idée est simple : c’est de savoir qui est là, à tout moment, chez vous.

Est-il obligatoire d’avoir un registre du personnel ?

Oui ! Le Code du travail impose la tenue d’un registre unique du personnel afin de garantir une transparence totale sur le personnel employé dans l’entreprise. Ainsi, sa mise en œuvre permet d’identifier chacun des salariés, de connaître les postes occupés par chacun et de savoir si un salarié a été remplacé ou si un poste a été supprimé.

Quels salariés doivent figurer dans le RUP ?

Les articles D.1221 23 à D.122127 du Code du travail répondent à cette question. Voici un petit résumé des personnes à y inscrire :

• L’ensemble de vos salariés, en CDI ou CDD, y compris ceux de nationalité étrangère ;
• Les apprentis et jeunes travailleurs titulaires d’un contrat de professionnalisation ;
• Les personnes volontaires en service civique ;
• Les salariés en intérim ;
• Les travailleurs à domicile ;
• Les stagiaires - inscrits dans l’ordre d’arrivée dans une partie spécifique du registre, avec mention de la date de début et de fin du stage, du nom du tuteur et du lieu de présence du stagiaire.

Quelles informations doit mentionner le RUP ?

Pour chaque employé de l’entreprise, il le registre unique du personnel doit indiquer :

• L’identité du salarié : prénom(s) et nom, sexe, nationalité, date de naissance ;
• L’emploi occupé, avec sa qualification ;
• Les dates d’entrée et de sortie du salarié dans l’entreprise ;
• Le type de contrat : CDD, à temps partiel, apprenti, en contrat de professionnalisation, ou temporaire ;
• Si le salarié est de nationalité étrangère, il faut mentionner le type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail et annexer une copie du titre au RUP.

🤔 Bon à savoir : Contrairement à un bulletin de paie, mentionner l’adresse et le numéro de sécurité sociale sur la page dédiée à chaque salarié ne fait pas partie des obligations d’un employeur.

Comment tenir un registre du personnel ?

Si chaque salarié embauché doit immédiatement être inscrit dans le registre unique du personnel, il existe différentes méthodes pour le tenir à jour.

Pendant combien de temps faut-il conserver ces informations ?

Il faut conserver les informations 5 ans au plus, à compter de la date à laquelle le salarié (ou le stagiaire) a quitté l’établissement.

Sous quel format tenir à jour un registre unique du personnel ?

Votre RUP peut être un document au format papier, ou un modèle au format numérique, à condition d’offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. Il est facile de trouver un modèle sur Internet. 

Si vous utilisez un logiciel de planning du personnel comme Combo, ou encore un logiciel de paie, la mise à jour de votre RUP pourra se faire en ligne.

🔔 Rappel : les données doivent être conservées 5 ans à compter du départ d’un salarié de l’entreprise.

Qui a le droit de consulter le RUP ?

Le registre unique du personnel n’a pas vocation à être à la disposition de l’ensemble de votre personnel.
Aussi, si l’un de vos salariés souhaite y avoir accès, il ne pourra consulter que la ligne où sont mentionnées les informations le concernant.

Cela dit, le RUP doit également être tenu à la disposition :

• Des délégués du personnel, le cas échéant ;
• Des agents de l’inspection du travail.

Quelles sanctions en cas de non-respect de cette obligation juridique ?

Si la gestion administrative de votre personnel et ainsi de votre registre est incomplet ou erroné, vous risquez une contravention de 750 €, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Et si vous êtes dans l’incapacité de le présenter à l’inspection du travail, la contravention est de 450 € par salarié.

👍 Astuce organisation : Si votre RUP n’est pas sur support informatique, vous pouvez en profiter pour y annexer les attestations de visite médicale de chacun de vos employés. Histoire de tout avoir au même endroit.

Quels sont les autres documents RH obligatoires d’une entreprise ?

Un inspecteur du travail se présente à votre porte ? Outre le registre du personnel, elle peut demander à consulter d’autres documents RH, obligatoires ou non.

Le registre des accidents bénins non déclarés

À quoi sert-il ?

À recenser les accidents n'entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Les établissements disposant d'un CSE. Il n'est pas obligatoire mais s'il est mis en place, il doit être tenu à disposition des personnes et organismes cités ci-après.

Qui peut le consulter ?

La médecine du travail, l'inspection du travail, les employés représentant la CARSAT (Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail), les membres du CSE.

Le registre des contrôles de sécurité

À quoi sert-il ?

À attester des contrôles de sécurité effectués périodiquement (installations électriques notamment) et des consignes en cas d'incendie.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises. Il est obligatoire.

Qui peut le consulter ?

Les membres du CSE, la médecine du travail, et, le cas échéant, les représentants des organismes d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

Le Document Unique d’Evaluation des Risques professionnels (DUERP)

À quoi sert-il ?

À répertorier les risques professionnels encourus par les travailleurs et les actions de prévention et de protection menées au sein de l’entreprise.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises. Par ailleurs, il fait partie des affichages obligatoires. L’employeur risque une contravention de 1500 € si absence ou non mise à jour de ce document unique d’évaluation, 450 € en cas de non présentation.

Qui peut le consulter ? 

La médecine du travail, l'inspection du travail, les membres du CSE, les salariés soumis à un risque pour leur santé.

Le registre du CSE (Comité Social Économique)

À quoi sert-il ?

À consigner les questions/réponses échangées lors des réunions du CSE. 

Quelles sont les entreprises concernées ?

Les établissements comptant entre 11 et 50 salariés, où est mis en place un CSE. Il est obligatoire. Vous risquez une amende de 7500 € en cas d'absence (délit d'entrave au fonctionnement du CSE), contravention de 450 € en cas de non présentation à l'inspection du travail.

Qui peut le consulter ?

Les employés, les représentants du personnel au CSE, l'inspection du travail. 

Le registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d'environnement

À quoi sert-il ?

À consigner les alertes émises par le représentant du personnel au CSE et/ou les salariés concernant un risque grave pour la santé publique et l'environnement.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises. Il est obligatoire.

Qui peut le consulter ?

Les représentants du personnel au CSE, les salariés de l'entreprise.

Le registre des pourboires

À quoi sert-il ?

À consigner les pourboires et éviter à l'employeur de payer de la TVA dessus.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Les établissements du secteur HCR (hôtels cafés restaurants).

Qui peut le consulter ?

Les services de l’administration fiscale. 

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