S’il y a un seul ratio que vous devriez suivre chaque jour pour votre restaurant, c’est celui-ci.

Quand on a son affaire, on veut savoir à tout moment si on gagne ou perd de l’argent afin de faire les ajustements nécessaires. En restauration, la peur de la fin de mois vous vrille les tripes. Lorsque je gérais 5 établissements, chaque mois je passais un temps fou à estimer ma masse salariale le plus précisément possible, et à actualiser mon ratio de masse salariale en fonction des ventes. Cela me prenait un temps fou et c’était rarement exact. Déprimant.

Un jour je prenais un café avec un ami, responsable d’une cinquantaine de sites pour un grand groupe de restauration. Je lui ai fait part de ma frustration de ne pouvoir piloter mes coûts, en particulier RH. J’avais l’impression de conduire une voiture avec seulement un rétroviseur comme instrument de bord !

“Olivier, je vais te montrer le reporting hebdomadaire que nous avons pour la chaine”.

Il sort une énorme feuille Excel, imprimée sur une feuille A3, imprimée avec des caractères en taille 8 (des pattes de mouches). Il y avait tout dessus : les ventes, les heures travaillées, les absences, les coûts matières, les loyers, etc. Bref un vrai compte de résultat hebdomadaire.

“Ça ne me sert à rien ! Tu crois que j’ai le temps de regarder et d’analyser tous ces chiffres, de les comprendre et de prendre une décision ? A part le chiffre d’affaires, il y a un seul chiffre qui m’intéresse. C’est le seul que je regarde toutes les semaines et qui peut m’amener à agir avec un manager : le ratio de productivité.

Ce ratio est enfantin : c’est le chiffre d’affaires divisé par le nombre d’heures travaillées. On peut le calculer à la journée, à la semaine ou au mois.

Le ratio de masse salariale est inutilisable

Le ratio de masse salariale c’est la masse salariale divisée par le chiffre d’affaires. Sur un mois donné, vous avez un chiffre d’affaire de 30.000 euros et 10.000 euros de masse salariale, votre ratio est de 33%.

Cela parait simple comme ça.

Mais dans la pratique, il est quasi impossible de calculer en temps réel sa masse salariale : il faut tenir compte du salaire individuel de chaque salarié, des primes, des charges patronales, des heures supplémentaires, des congés payés, des entrées et des sorties, etc.

Un restaurateur, même un Excel ninja ⚔, a autre chose à faire que passer des heures sur un tableur.

C’est encore plus compliqué si le restaurateur délègue l’élaboration des plannings à ses managers (responsable de salle, chef de cuisine), il sera impossible pour eux d’optimiser les plannings !

Pourtant le planning est à la masse salariale ce que la fiche technique est au coût matière.

Alors même si sur Snapshift, le ratio de masse salariale est estimé en temps réel sur le planning, notre ratio préféré, c’est le ratio de productivité.

La magie du ratio de productivité

Calculer son ratio de productivité est très simple, pas besoin d’Excel.

Prenez une semaine d’activité de référence (une semaine avec un chiffre d’affaires et une qualité opérationnelle satisfaisants) et notez vos chiffres d’affaires et heures travaillées. Une simple division vous donne votre ratio de référence.

Dans cet exemple, on constate une moyenne de 70€/h. Si vous répétez l’exercice sur plusieurs semaines qui se ressemblent vous devriez trouver à peu près le même ratio.

Lorsque vous élaborez vos plannings, fixez votre objectif/prévisionnel de chiffre d’affaires pour chaque jour de la semaine, et planifiez vos équipes pour que chaque jour votre ratio de productivité soit le plus proche possible de votre objectif (70€/h dans cet exemple).

Quel est le bon ratio de productivité ?

Il n’y a pas de ratio de productivité idéal : il dépend du type d’activité (service à table, à emporter, restauration rapide), du type de restauration et de la taille. C’est à vous de déterminer quel est le ratio qui fonctionne le mieux pour vous.

Devez-vous chercher à augmenter votre ratio ?

Dans une certaine mesure, bien sûr, plus le ratio est élevé plus votre rentabilité est élevée. Mais attention, un ratio trop élevé peut également avoir des effets négatifs :

  • des temps d’attente trop long pour vos clients, et donc des risques de perte de chiffre d’affaires;
  • des cadences trop élevées pour vos équipes et donc des risques de non-qualité et de turn-over;

C’est l’expérience qui va vous apprendre quels sont les bornes à ne pas dépasser. Si vous venez de faire une journée avec un ratio à 100 €/h au lieu de votre objectif de 70€/h mais que vous avez constaté des problèmes d’organisation (salle non nettoyée, erreurs de commandes, temps d’attente élevés), cela veut peut-être dire que vous étiez sous staffé.

Le ratio de productivité : un outil de management

Un avantage important du ratio de productivité est qu’il n’est pas lié aux rémunérations des salariés. Il peut donc être communiqué en interne. Vos managers peuvent l’utiliser avec leurs équipes. Si vous avez plusieurs établissements, vous pouvez comparer leur productivité et inciter les managers à comparer leurs résultats.

Alors que vous ayez un établissement ou plusieurs, que vous soyez indépendant, franchisé ou succursale, que vous fassiez de la restauration traditionnelle ou de la restauration rapide, rendez-vous service : aujourd’hui vous avez à disposition des outils simples et intuitifs, pensés pour vous pour vous aider à mieux gérer votre affaire. Utilisez-les !