Comment maîtriser l’enregistrement du temps de travail de vos salariés ?

En France, le Code du travail peut imposer aux entreprises de décompter individuellement la durée du travail de leurs salariés. C’est notamment le cas lorsque les salariés d’un atelier, d’une équipe ou d’un service ne travaillent pas selon le même horaire de travail collectif. L’enregistrement du temps de travail doit alors être réalisé quotidiennement par l’employeur, et de manière hebdomadaire et mensuelle. 

Vous vous demandez si vous êtes concerné par cette obligation ? Vous souhaitez optimiser l’enregistrement des heures effectuées au sein de votre entreprise ? Trouvez ici toutes les réponses à vos questions et simplifiez le décompte du temps de travail de vos salariés en utilisant la pointeuse digitale intégrée au logiciel Combo !

Enregistrement du temps de travail : de quoi parle-t-on ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de faire la distinction entre l’enregistrement du temps de travail et le suivi du temps de travail.

Qu’est-ce que l’enregistrement du temps de travail ? 

Cette opération consiste à enregistrer, selon tous moyens (manuel, automatique ou informatique), les heures de travail effectuées par un salarié au sein de l’entreprise ; le calcul prend en compte les heures de début et de fin de chaque période, ou est réalisé avec le relevé du nombre d’heures de travail accompli. Cet enregistrement est une démarche qui fait partie du processus de contrôle du temps de travail, impliquant de décompter les heures de travail des collaborateurs.    

Qu’est-ce que le suivi du temps de travail ? 

Le suivi du temps de travail est un processus qui consiste à analyser l’ensemble des mouvements des salariés (heures travaillées, heures non travaillées, absences, congés, arrêts maladie…), en prenant notamment en compte les entrées et les sorties du personnel (l’enregistrement du temps de travail est donc un des outils du processus). Ces opérations de suivi, qui entrent dans le cadre plus global de la gestion du temps de travail, vont permettre à l’employeur de connaître les performances de chaque salarié, et ainsi d’optimiser leur temps de travail. 

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Est-il obligatoire d’enregistrer le temps de travail de vos salariés ? 

Dans le Code du travail, les obligations en matière d’enregistrement du temps de travail diffèrent selon la nature de l’organisation privilégiée par l’entreprise. 

Obligation d’enregistrement en cas d’horaires individualisés

Comme le précise l’article D3171-8 du Code du travail, les employeurs sont tenus d’enregistrer les heures de travail effectuées par chaque salarié « d’un atelier, d’un service ou d’une équipe ne travaillant pas selon le même horaire collectif de travail affiché ». Les horaires individualisés sont composés de plages horaires fixes et de plages variables. Pour respecter cette obligation, l’entreprise doit tenir un décompte quotidien et hebdomadaire de la durée du travail effectuée (chaque jour et chaque semaine). 

🫡Attention : les dispositions relatives au décompte et à l’enregistrement du temps de travail ne sont pas applicables :

• Pour « les salariés concernés par les conventions ou accords collectifs de travail prévoyant des conventions de forfaits en heures lorsque ces conventions ou accords fixent les modalités de contrôle de la durée de travail » (Article D3171-9).
• Pour les « salariés concernés par les conventions ou accords collectifs de branche étendus prévoyant une quantification préalablement déterminée du temps de travail reposant sur des critères objectifs et fixant les modalités de contrôle de la durée du travail ».

En cas d’horaires individualisés, l’employeur doit aussi fournir chaque mois aux salariés un double du relevé des heures de travail comptabilisées toutes les semaines. Ce document doit être annexé au bulletin de salaire. Toutes les fins de mois, l’entreprise est également dans l’obligation de préciser : 

• le cumul des heures supplémentaires effectuées depuis le début de l’année
• le nombre d’heures de repos compensateur obtenu au cours du mois
• le nombre d’heures de repos compensateur pris de manière effective au cours du mois 

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Quelle obligation en cas d’horaires collectifs?

En principe, le Code du travail ne vous impose pas de décompter individuellement la durée du travail des salariés travaillant sous un même horaire collectif. Vous n’êtes alors pas dans l’obligation de procéder à l’enregistrement du temps de travail pour chaque salarié. Mais attention, cela ne vous exempte pas de réaliser le suivi du temps de travail : vous êtes tenu d’afficher, dans chaque lieu de travail où l’horaire collectif s’applique, les heures auxquelles commence et finit le travail, ainsi que les heures et la durée des repos. 

🙃À savoir : bien que le décompte du temps de travail ne soit pas une obligation en cas d’horaires collectifs, cette opération reste vivement recommandée, quelle que soit la taille de votre entreprise. Cela pourra vous aider en cas d’éventuels conflits portant sur les heures effectuées par vos salariés, mais aussi pour le calcul des heures de travail (notamment les heures supplémentaires) et le calcul des droits au repos compensateur.  

Comment comptabiliser et enregistrer les heures de travail ? 

Le décompte des heures effectuées par le salarié ne doit répondre à aucun formalisme. C’est donc l’entreprise qui choisit librement la méthode utilisée pour le pointage des heures de travail : feuille de temps au format papier, pointeuse digitale, tableau Excel, badgeuse électronique…

Quel que soit l’outil privilégié, vous devez prendre en compte : 

• Les heures d’entrée et de sortie du salarié
• Les heures supplémentaires
• Le temps de pause
• La date du pointage

En ce qui concerne les salariés en forfait jour (dont les cadres), vous devez tenir à jour un document mentionnant précisément les journées travaillées par le collaborateur. 

😎Bon à savoir : en cas d’horaires individualisés, vous devez pouvoir fournir à l’inspection du travail ou à l’URSSAF les documents justifiant le nombre d’heures travaillé chaque jour par les salariés. Ces documents doivent être conservés par l’entreprise pendant une durée minimale de 1 an (ou de 3 ans pour les documents comptabilisant le nombre de jours travaillés par les salariés en convention de forfaits jours). 

Enregistrement du temps de travail : quels sont les avantages d’une pointeuse digitale ? 

En raison de sa facilité d’utilisation, de sa fiabilité et de ses nombreuses fonctionnalités, la pointeuse digitale est  l’un des outils les plus performants pour l’enregistrement du temps de travail de vos salariés:

• Gestion entièrement numérique des mouvements d’entrée et de sortie du personnel 
• Signature rapide et sécurisée
• Alerte en temps réel en cas de retards, absences ou dépassements d’heures
• Traitement automatique de toutes les informations relatives aux données d’entrée et de sortie des collaborateurs
• Opération conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Avec Combo, la pointeuse digitale a aussi l’avantage d’être directement intégrée au logiciel de gestion RH ! 

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