Gestion des stocks : tout savoir sur cette opération logistique

Toute entreprise qui achète, produit et vend des marchandises est confrontée à la gestion des stocks. Et bien gérer le rapport entre ventes et achats n’est pas toujours chose aisée, du fait de la fluctuation de la demande, des capacités de production, de la surface de l’espace d’entreposage, du niveau de trésorerie, etc.

Pourtant, une gestion efficace des stocks n’est pas une opération logistique facultative lorsque l’on souhaite faire perdurer et développer son entreprise. Voici quelques éléments clés pour vous aider à mieux comprendre la gestion des stocks, les différentes méthodes qui s’offrent à vous, le suivi des ratios importants, les outils à utiliser, etc.

Pourquoi une bonne gestion des stocks est-elle essentielle ?

Le surstockage comme le sous-stockage représentent de réels problèmes pour les entreprises, que ce soit pour des raisons financières, pratiques, stratégiques, etc. Bien gérer les stocks permet de limiter certains risques, que nous illustrons ici avec des exemples du secteur de la restauration :

• Optimisation des coûts : une gestion efficace des stocks permet de minimiser les coûts liés à la surproduction, aux stocks excédentaires et aux pénuries de stocks. Cela permet d'optimiser les dépenses liées aux achats, à l'entreposage et à la gestion des stocks.

Exemple : un restaurant qui a tendance à sous-stocker doit plus régulièrement se faire livrer et il paye donc plus de frais de livraison, mais doit aussi passer plus de temps à réceptionner les commandes, il réalise plus d’opérations de commande, de paiement des factures, etc. In fine, cela impose au restaurant une charge qu’il pourrait limiter en gérant mieux ses stocks.

• Satisfaction client : en maintenant des niveaux de stocks adéquats, une entreprise peut répondre rapidement à la demande des clients. Cela évite les ruptures de stock qui pourraient entraîner une insatisfaction des clients et une perte de ventes.

Exemple : les stocks du restaurant n’ont pas été mis à jour et il manque des matières premières nécessaires à la confection de plusieurs plats à la carte. Les clients auront donc un choix plus réduit que ce qu’ils imaginaient et ne pourront peut-être pas choisir ce dont ils avaient vraiment envie. Le risque est le mécontentement, mais aussi le mauvais bouche-à-oreille et l’absence de fidélisation.

• Amélioration de la productivité : une gestion efficace des stocks permet d'optimiser les processus opérationnels en réduisant les temps d'attente et en améliorant la fluidité de la chaîne d'approvisionnement. Cela peut conduire à une meilleure productivité globale de l'entreprise.

Exemple : disposer des bons produits au bon moment est essentiel pour que chaque employé puisse effectuer son travail dans les meilleures conditions. Une équipe de cuisine qui arrive le matin, alors que la commande n’a pas encore été livrée par manque d’anticipation, ne pourra évidemment pas commencer la préparation. Et une fois la commande arrivée, elle devra redoubler d’intensité pour compenser le temps perdu, avec le risque de faire des erreurs et de perdre en qualité.

• Réduction des risques : une mauvaise gestion des stocks peut entraîner des risques tels que l'obsolescence des produits, le vol ou la détérioration. En surveillant attentivement les niveaux de stocks et en mettant en place des contrôles appropriés, une entreprise peut réduire ces risques.

Exemple : en restauration en particulier, le surstockage est un vrai problème économique et environnemental, à cause du gaspillage alimentaire. Trop de stock, ce sont des produits qui arriveront à expiration avant d’être consommés, et qui finiront alors à la poubelle.

Notons enfin qu’une bonne gestion des stocks, avec un suivi régulier et des outils d’analyse, aide à une prise de décision éclairée. Une gestion efficace des stocks fournit en effet des données précieuses sur les tendances de la demande, les cycles de vente et les performances des produits. Ces informations peuvent aider les gestionnaires à prendre des décisions éclairées concernant les achats, les promotions et la stratégie de tarification.

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Quelle méthode de gestion des stocks adopter ?

Selon le secteur d’activité et les marchandises à stocker, la superficie de stockage disponible, la taille de l’entreprise, la fréquence de réapprovisionnement, le budget alloué au poste logistique, etc., la méthode de gestion la plus appropriée n’est pas forcément la même. Découvrons plus en détail quels sont les méthodes, les variables et les calculs possibles en gestion de stock, pour vous aider à trouver la solution la plus adéquate.

Les différentes solutions de réapprovisionnement

Pour gérer les entrées et sorties de marchandises, deux données sont cruciales : la date et la quantité. Selon qu’elles sont respectivement fixes ou variables, on distingue 4 manières de gérer le réapprovisionnement : 

• Gestion calendaire : les matières premières et produits semi-finis ou finis sont achetés à date et à quantité fixes, avec des contrats établis par avance avec le fournisseur. Cette gestion est sans doute la plus simple à mettre en œuvre, mais elle a l’inconvénient de ne pas permettre d’ajustement en fonction des ventes.
• Méthode “juste à temps” : le système “just-in-time” implique de maintenir des niveaux de stocks très bas et de recevoir des livraisons de produits au moment exact où ils sont nécessaires pour la production ou la vente. Cela réduit les coûts liés au stockage et au maintien des stocks, mais nécessite une coordination étroite avec les fournisseurs.
• Méthode du point de commande : le réapprovisionnement s’effectue une fois que le stock atteint un niveau minimum préétabli (quantité fixe et date variable). Cette méthode aide à maintenir un niveau de stock suffisant pour répondre à la demande tout en minimisant les coûts associés au stockage excessif.
• Système par recomplètement ou réapprovisionnement continu : les dates de réapprovisionnement sont fixées à l’avance, mais la quantité varie en fonction de l’état du stock à la date donnée. Là aussi, cela permet d’éviter les pénuries et les excès de stock, mais il faut une bonne surveillance des stocks et une estimation fiable de la demande.

Les systèmes de valorisation des stocks

Quand on parle de méthode de gestion des stocks, on s’intéresse aussi aux façons de comptabiliser ces derniers. Il existe 4 principales façons de procéder : 

• le calcul du coût moyen unitaire pondéré (CMUP) : coût total des marchandises en stock / nombre total d’unités en stock ;
• la méthode FIFO (First In, First Out) : on part du principe que les premiers stocks entrés sont les premiers stocks à sortir, et que leur coût correspond donc au coût le plus ancien parmi le stock disponible ;
• la méthode LIFO (Last In, First Out) : à l’inverse du FIFO, les derniers stocks entrés sont les premiers à sortir - attention, cette méthode n’est comptablement et financièrement pas autorisée en France et dans de nombreux autres pays ;
• valorisation au prix de marché : les stocks sont valorisés par rapport à la valeur actuelle du marché, et non à leur coût d’acquisition.

😇 Bon à savoir : Il n’y a pas forcément une méthode de valorisation idéale. Le choix de l’une ou l’autre de ces méthodes dépend surtout du type de marchandise (périssable ou non par exemple) et du contexte économique (inflation par exemple).

Quels indicateurs et outils utiliser pour bien gérer les stocks ?

Qu’importe la méthode choisie, un suivi régulier et précis des stocks est la clé d’une bonne gestion. Pour cela, on peut compter sur plusieurs indicateurs logistiques : 

• Niveau de stock : des outils de gestion des stocks, tels que les systèmes informatisés de gestion des stocks (SIGS), permettent de surveiller en temps réel les niveaux de stock et de déclencher des alertes lorsque les seuils critiques sont atteints.
• Rotation de stock : le taux de rotation des stocks mesure la fréquence à laquelle les stocks sont vendus et remplacés sur une période donnée - plus il est élevé, meilleure est la gestion des stocks.
• Stock de sécurité : calculer et surveiller le stock de sécurité est essentiel pour minimiser les risques de pénuries de stock. Des outils d'analyse de la demande et de la variabilité de la demande peuvent aider à déterminer le niveau approprié de stock de sécurité pour chaque produit.
• Prévisions de demande : les prévisions de demande sont des estimations de la demande future pour les produits en stock. Des outils de prévision de la demande, tels que les modèles statistiques, l'apprentissage automatique ou les logiciels de gestion des stocks intégrés, peuvent aider à prédire la demande future avec précision.
• Analyse ABC : l'analyse ABC classifie les articles en stock en fonction de leur valeur relative, en se basant généralement sur le chiffre d'affaires ou la marge bénéficiaire. Cela permet de concentrer les efforts de gestion sur les articles les plus importants et de rationaliser les processus pour les articles à faible valeur.

Pour faire l’inventaire, collecter toutes les données requises au calcul de ces indicateurs et effectuer les analyses qui permettront d’améliorer les performances en gestion de stock, les nouvelles technologies sont désormais indispensables. Citons notamment les technologies de traçabilité, telles que le code-barres, la RFID (Radio-Frequency Identification) et les systèmes de gestion d'entrepôt (WMS), permettant de suivre efficacement les mouvements de stock tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

Par ailleurs, si un simple logiciel logistique et un inventaire au détail peuvent convenir pour une entreprise de petite taille, il est bien souvent préférable d’opter pour des systèmes complets de gestion des stocks (SIGS). Ce sont des outils informatiques qui automatisent et rationalisent les processus de gestion des stocks. Ils peuvent suivre les niveaux de stock, générer des commandes de réapprovisionnement, suivre les mouvements de stock et fournir des rapports détaillés sur les performances des stocks. Grâce aux SIGS, les entreprises se rapprochent au plus près du stock optimal, réduisant ainsi leurs coûts et améliorant la productivité et la satisfaction client.

Quelles sont les bonnes pratiques pour optimiser la gestion ?

Outre le choix des systèmes informatiques logistiques et des méthodes appropriées, une gestion efficace des stocks passe par de bonnes habitudes et la mise en place de certaines règles.

Il est notamment important de bien organiser l’entrepôt (ou autre espace de stockage), de sorte à maximiser l’espace disponible. Il s’agit aussi d’avoir un rangement logique et des articles facilement identifiables, pour faciliter toutes les opérations de collecte de données, la manutention, la recherche d’articles, etc. 

Il convient aussi de ne pas déléguer toute la gestion des stocks aux outils informatiques, voire à l’intelligence artificielle. Un contrôle régulier et manuel des stocks permet de s’assurer de l’exactitude des chiffres et de détecter d’éventuels erreurs, pertes ou vols. 

Dans cette optique de sécurité, il peut par ailleurs être judicieux de limiter l’accès aux stocks. Un système de badge, par exemple, peut permettre de contrôler les accès et de suivre les entrées et les sorties. En réduisant significativement le nombre de salariés pouvant accéder à l’entrepôt, et en limitant cet accès aux seuls salariés compétents et concernés par les stocks, on peut drastiquement réduire les erreurs et les risques de vol. D’ailleurs, une bonne gestion  des stocks passe aussi par la formation du personnel, tant au niveau des méthodes génériques, qu’au niveau des procédures propres à l’entreprise, des logiciels utilisés, etc.

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