Solde de tout compte : qu'est-ce que c'est ?

Comme le dit si bien le proverbe : “toutes les bonnes choses ont une fin”. Et les moins bonnes aussi d’ailleurs … C’est pareil pour les contrats de travail, quelle que soit leur nature (CDI, CDD, intérim, etc.),  le secteur ou la raison du départ. 

Lorsqu’un employé quitte une entreprise, l'employeur est tenu de remettre certains documents RH. Parmi ceux-ci, on trouve : le certificat de travail, la nature du ou des emplois occupés dans l’entreprise, l’attestation de Pôle Emploi et le fameux solde de tout compte.

Mais qu'est-ce que le solde de tout compte au juste ? Que dit la législation française au sujet de ces rémunérations de fin de contrat ? Et quelles sont les exigences de droit à respecter ? Dans cet article, Combo vous partage tous les éléments de réponse sur le sujet.

Que signifie solde de tout compte ? 

La définition du solde de tout compte correspond à la somme des rémunérations et indemnités qui sont dûes au salarié par l’employeur dans le cas de la clôture de son contrat de travail. Ce dernier a lieu quel que soit le type de contrat de travail (CDD, CDI, etc…) et quel que soit le format de rupture du contrat (licenciement, rupture conventionnelle, démission, etc…).

Le montant varie en revanche selon les conditions de départ et le profil de la personne.

😁 Bon à savoir : Le solde de tout compte prend la forme d’un document. Sachez que la signature de ce document n’est pas obligatoire. Autrement dit ? Le versement des sommes dues ne peut être conditionné à la validation du document avec la signature du collaborateur. 

De quoi se compose le solde de tout compte ? 

Le solde tout compte est un document qui liste de manière exhaustive toutes les rémunérations dues à l’employé. Il précise également les conditions de versement sur le compte bancaire de l’employé (virement ou chèque).

En général, on retrouve les 6 éléments clés suivants :

• Le salaire dû (souvent le dernier mois)
• Les heures supplémentaires si applicables et non versées à date
• L’indemnité compensatrice des congés payés non posés par l’employé. Pour ce qui est des RTT, rien n’est précisé par la loi. Les conditions d’indemnisation dépendent donc de la convention collective à laquelle l’entreprise appartient. Il existe cependant une spécificité dans le cas où l’employé aurait été dans l’impossibilité de poser ses jours de RTT, en raison de son employeur. Les RTT sont alors entièrement dus.
• Les différentes primes (13e mois, bonus, etc…)
• Les indemnités de licenciement, de rupture conventionnelle ou de départ à la retraite
• La prime de précarité dans le cadre (uniquement applicable pour un CDD)

Comment calculer le solde de tout compte ? 

Tout d’abord, un point important. Le calcul du solde de tout compte doit être fait par l’employeur, et ce quelle que soit la personne à l’initiative de la rupture du contrat. 

L’employeur doit également remettre ce que l’on appelle le reçu pour solde de tout compte. Ce dernier est un document qui résume l’ensemble des sommes dues à l’employé.

Le calcul du solde de tout compte : 

• Pour un CDI : salaire mensuel / temps de travail mentionné dans le contrat x temps de travail réellement effectué. On ajoute ensuite les différentes indemnités (congés payés, jours de RTT non pris, préavis si non effectué, licenciement, rupture de contrat, indemnités compensatrices) et primes (ancienneté, 13e mois, …)
• Pour un CDD : Le calcul est le même que pour un CDI. On ajoute simplement la prime de précarité (spécifique à ce type de contrat)
• Pour un stage : c’est l'attestation de fin de stage qui fait office de solde de tout compte.

🧐 Bon à savoir : l’employé effectuant sa période de préavis voit les rémunérations prévues au titre de son contrat s’appliquer. De plus, le compteur des jours de congés payés acquis continue de tourner jusqu’au dernier jour de travail effectué.

Quelle législation autour du solde de tout compte ? 

Le droit interdit la négociation du solde de tout compte.

Voici les 3 principaux articles de loi qui encadrent le sujet : 

1. Article L1234-20 - Code du travail 
2. Article L1471-1 - Code du travail
3. Articles D1234-7 et D1234-8 - Code du travail

Est-il possible de négocier le montant du solde tout compte ?

La négociation du solde de tout compte n’est pas possible. 

Il est en revanche possible de contester le montant dans le cas où il y aurait eu une erreur (consciente ou non). Cette réclamation peut être initiée par l’employé et/ou par l’employeur et la demande doit alors être faite par courrier recommandé avec accusé de réception.

Il y a par ailleurs une spécificité à retenir : le délai autorisé de contestation varie. 

• Dans le cas où le reçu pour solde de tout compte a été signé, la réclamation quelle qu’elle soit peut être faite dans un délai maximum de 6 mois.
• Dans le cas où le reçu pour solde de tout compte n’a pas été signé : La réclamation peut être faite jusqu’à 3 ans après réception du reçu pour solde de tout compte. Le délai réel dépend ensuite du motif de contestation. Exemples :

• Montant du salaire : jusqu’à 3 ans
• Cause de la rupture du contrat : jusqu’à un an
• Problème vécu pendant le contrat de travail : jusqu’à 2 ans

😊 Bon à savoir : La contestation du reçu pour solde de tout compte est valable dans les deux sens, donc aussi bien pour l’employeur que pour l’employé. Autrement dit ? L’ancien employé peut contester le montant mais l’employeur peut également revenir vers l’ancien salarié dans le cas où la somme versée n’aurait par exemple pas été la bonne. 

Quelles conditions pour la remise du reçu du solde de tout compte ?

Le délai de remise du solde de tout compte varie selon plusieurs cas. 

• L’employé n’effectue pas son préavis : le reçu peut alors être remis en physique le jour du départ de celui-ci. La seule règle à retenir ? Le document doit être transmis avant le départ effectif de la personne. Souvent, il est envoyé directement par courrier avec accusé de réception au domicile du salarié.
• L’employé effectue son préavis : le reçu peut être remis lors de la remise des documents liés à la signature de la rupture du contrat de travail.

😁 Bon à savoir : Ce document doit être décliné en deux exemplaires. Le premier est remis au salarié concerné, le deuxième est conservé par l’employeur. C’est un élément à garder précieusement, qui peut servir par la suite en cas de contestation auprès du Conseil de prud’hommes. Il doit par ailleurs être signé et daté par l’employeur et signé et accepté par le salarié.

Comment le solde de tout compte est-il versé ?

Cela dépend des cas, la loi ne précise pas ce point. 

En général, le solde de tout compte est versé soit par chèque soit par virement (comme pour les salaires lorsque la personne était dans l’entreprise). 

Quelle procédure si le solde de tout compte n’est pas réglé dans les temps impartis ? 

Le solde de tout compte doit être versé : 

• Au plus tard à la fin du préavis, pour un licenciement ou une démission
• Le lendemain de l’homologation de la convention, pour une rupture conventionnelle 

Que se passe-t-il en cas de retard dans le versement ? L’employeur est alors exposé à des sanctions, notamment si l’employé décide de saisir le Conseil de prud'hommes. Il peut lui être demandé de verser des dommages et intérêts et/ou une amende forfaitaire pour le retard. Il est donc important de respecter les délais, de façon à ce que chaque partie prenante puisse être satisfaite.

Quel type de contrat est concerné par le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte concerne tout employé qui met fin à son contrat de travail et ce quel que soit le motif et le format (licenciement, démission, rupture conventionnelle, départ en retraite, fin d’un CDD, etc…). 

Quel délai de remise du solde de tout compte après une démission ? 

La démission ne change en rien le délai de remise du solde de tout compte au salarié quittant volontairement l’entreprise. La valeur juridique du document est donc la même qu’en cas de licenciement. La remise tardive du document et le versement retardé des sommes dues exposent l’employeur à des sanctions et au versement de dommages et intérêts en faveur de l’employé démissionnaire.

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